1 目的

明确订单管理采购员的职能范围、胜任能力的要求、工作原则、工作职责、以及每项职责的具体工作内容、工作隶属关系、本岗位的权限、职业操守要求、本岗位绩效考核的内容、方法和频率、以及本岗位所应遵循或参考的指导性文件目录、本岗位所应填报的工作表格目录。 

2 适用范围

适用于从事公司采购订单管理的所有采购人员。 

3 说明

3.1 员工岗位说明书分为两个文件。《员工岗位要求及待遇说明书》和《员工岗位职责说明书》

3.2 《员工岗位要求及待遇说明书》由人事部负责制定。该文件在公司内部属保密文件。主要内容包括

3.2.1 员工任职要求

3.2.2 工资级别

3.2.3 薪酬待遇

3.3 《员工岗位职责说明书》由当事部门负责制定。该文件在公司内部属于公开文件。任何人员都可以凭此文件了解当事员工的工作职责、具体工作内容和权限 

4 本岗位的职能范围

订单管理采购员负责采购订单的制定、下达和跟踪。会同相关部门做好采购物品的接收、结款和供应商表现的评估工作 

5 本岗位胜任能力的要求

5.1 在采购物品的专业知识方面，采购员应比供应商的营销人员更专业

5.2 能熟练运用现代网络信息技术来获取所需要的各种信息资料和行情

5.3 了解和掌握一定的财务知识，以便与财务部门更好的配合工作

5.4 了解和掌握有关合同的法律知识，减少合同的纠纷

5.5 具有良好的沟通能力和技巧 

6 具体职责及工作内容

6.1 职责一：根据生产计划部门提出的采购要求，制定采购订单。工作内容包括：

6.1.1 是给一家供，还是几家供？

6.1.2 与既定供货的供应商协商具体的数量要求、时间要求、地点要求等

6.1.3 按照公司现有的采购订单的标准版本，填写给每家供应商的采购订单

6.2 职责二：向供应商下达采购订单。并确保供应商及时收到。

6.3 职责三：采购订单的风险评估。工作内容包括：

6.3.1 事先预估采购订单出现问题的各种产生原因

6.3.2 对所预估的各个原因进行排序性分析

6.3.3 对于所预估的各种原因，要准备好一旦发生的解决预案。并填报《采购订单风险评估表》

6.4 职责四：采购订单的跟踪管理。工作内容包括：

6.4.1 按时交货的跟踪

6.4.2 按量交货的跟踪

6.4.3 按质交货的跟踪

6.5 职责五：协助相关部门做好采购物品的收货工作。工作内容包括

6.5.1 将采购订单的编号、数量和预计到仓时间，提前半天通知仓库。

6.5.2 如果验收不合格，需要退货时，负责与供应商联系，实施具体的退货工作

6.6 职责六：采购订单发生变故的应急解决和善后。工作内容包括：

6.6.1 采购订单一旦出现时间、质量或数量等的问题，如何应急解决

6.6.2 如何追究供应商的责任

6.7 职责七：供应商货款的结算。具体工作包括：

6.7.1 所有相关票据的收集和核实

6.7.2 提前1－3个月，向财务部提交供应商付款计划

6.7.3 按照公司制度，办理供应商货款的请款手续，并按时向供应商支付

6.8 职责八：双方纠纷的妥善解决

6.9 职责九：会同其他部门，对供应商的表现进行定期的评估。工作内容包括：

6.9.1 每个来月的上旬，向仓库和品管部收集供应商上月所有订单的验收纪录。填报《供应商表现考核表》。

6.9.2 对于表现考核不合格的供应商，应通知供应商和公司内相关部门，实施相应的惩罚措施。

6.10 职责十：供应商年终考评。工作内容包括：

6.10.1 统计本年度供应商的各具体表现参数。

6.10.2 收集公司各相关部门对该供应商的独立评估结果。填报《供应商年度综合评估表》

6.10.3 与供应市场同行相比较，对供应商进行强弱项的分析，并填报《供应商强弱项分析表》。提出来年的改进计划。

6.11 职责十一：建立何维护合格供应商电子档案库。按时填报《合格供应商档案库》

6.12 职责十二：定期征求供应商对我方各相关部门的改进建议。 

7 工作隶属关系

8 岗位权限

8.1 有权向供应商下达采购订单

8.2 不得与未经评估或评估不合格的供应商下达采购订单

8.3 有权向表现不良的供应商提出整改要求 

9 职业操守要求

9.1 在与供应商的交易过程中，不得有不道德的或危害性的行为，甚至违法的行为。

9.2 坚持以公司的利益为首要选择。

9.3 避免从事个人利益和公司利益之间产生冲突的私人业务或者职业活动

9.4 不得要求或接受来自现在或者潜在的供应商的金钱、礼物、娱乐、恩惠或者服务。

9.5 保护公司及供应商的相关机密

9.6 以公平、礼貌、客观的心态与供应商相处 

10 绩效考核项目

10.1 工作态度

10.1.1 认真执行公司各部门制定的各项规章制度。有无违纪违规行为

10.1.2 工作责任心要强。有无发生责任性的错误或失误

10.2 工作业绩

10.2.1 与其同行相比较，供应商的供应期处于什么水平

10.2.2 供应商的质量、按时率以及服务态度的表现

10.2.3 供应商表现的评估是否正确和有效 

11 如何进行绩效考核

11.1 采购订单管理的月度表现。填报《跟单采购员月度绩效考核表》

11.2 采购订单管理的年度表现。填报《采购人员年度绩效评估表》 

12 相关的指导性文件

12.1 《公司采购管理总则》

12.2 《原材料采购管理的标准操作规程》

12.3 《如何做好采购订单管理作业指导书》

12.4 《如何进行供应商表现的评估作业指导书》

12.5 《如何实施采购人员绩效考核作业指导书》 

13 工作表格

13.1 《采购订单跟踪表》

13.2 《采购订单风险评估表》

13.3 《供应商表现考核表》

13.4 《供应商强弱项分析表》

13.5 《供应商年度综合评估表》

13.6 《新供应商审批及合格供应商档案库》

13.7 《跟单采购员月度绩效考核表》

13.8 《采购人员年度绩效评估表》